Legislação sobre guarda de documentos

A Lei nº 8.159 (BRASIL,  1991), considera arquivos “os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física,  qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza  dos  documentos” (art.2º).  

A  mesma  lei  ainda  conceitua  gestão  de documentos   o  conjunto  de  procedimentos  e  operações  técnicas  referentes  à  sua  produção, tramitação,  uso,  avaliação  e  arquivamento  em  fase  corrente  e  intermediária,  visando  a  sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente ” (art.3º).

Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado, bem como à inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas. (art.3º).

CAPÍTULO I DISPOSIÇÕES GERAIS

 

Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado, bem como à inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas. (art.4º).
A administração pública franqueará a consulta aos documentos públicos na forma da Lei. (art.5º).

 Fica resguardado o direito de indenização pelo dano material ou moral decorrente da violação do sigilo, sem prejuízo das ações penal, civil e administrativa. (art.6º).
Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias. (art.7º).

§ 1º São também públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter público, por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades. (art.7º § 1º).

§ 2º A cessação de atividade de instituições públicas e de caráter público implica o recolhimento de sua documentação à instituição arquivística pública ou a sua transferência à instituição sucessora.(BRASIL, 1991, art.7º § 2º).

CAPÍTULO II DOS ARQUIVOS PÚBLICOS

Os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários e permanentes (art.8º). 

§ 1º Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas frequentes (art.8º §1º )
§ 2º Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.(art.8º §2º )
§ 3º Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.(art.8º §3º ) 

A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência (art.9º).

Os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis. (art.10º).

CAPÍTULO III DOS ARQUIVOS PRIVADOS 

Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades.(art.11º).
 
Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Público como de interesse público e social, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para a história e desenvolvimento científico nacional.(art.12º).

Os arquivos privados identificados como de interesse público e social não poderão ser alienados com dispersão ou perda da unidade documental, nem transferidos para o exterior.
Parágrafo único - Na alienação desses arquivos o Poder Público exercerá preferência na aquisição.(art.13º).

O acesso aos documentos de arquivos privados identificados como de interesse público e social poderá ser franqueado mediante autorização de seu proprietário ou possuidor. (art.14º).

Os arquivos privados identificados como de interesse público e social poderão ser depositados a título revogável, ou doados a instituições arquivísticas públicas.(art.15º).
Os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente à vigência do Código Civil ficam identificados como de interesse público e social.(art.16º).

CAPÍTULO IV DA ORGANIZAÇÃO E ADMINISTRAÇÃO DE INSTITUIÇÕES ARQUIVÍSTICAS PÚBLICAS

A administração da documentação pública ou de caráter público compete às instituições arquivísticas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais.

§ 1º São Arquivos Federais o Arquivo Nacional do Poder Executivo, e os arquivos do Poder Legislativo e do Poder Judiciário. São considerados, também, do Poder Executivo os arquivos do Ministério da Marinha, do Ministério das Relações Exteriores, do Ministério do Exército e do Ministério da Aeronáutica.
§ 2º São Arquivos Estaduais o arquivo do Poder Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judiciário.
§ 3º São Arquivos do Distrito Federal o arquivo do Poder Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judiciário.
§ 4º São Arquivos Municipais o arquivo do Poder Executivo e o arquivo do Poder Legislativo.
§ 5º Os arquivos públicos dos Territórios são organizados de acordo com sua estrutura político-jurídica. 

Compete ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e implementar a política nacional de arquivos.
Parágrafo único - Para o pleno exercício de suas funções, o Arquivo Nacional poderá criar unidades regionais.(art.18º).
Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Legislativo Federal no exercício de suas funções, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda.(art.19º).
Competem aos arquivos do Poder Judiciário Federal a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Judiciário Federal no exercício de suas funções, tramitados em juízo e oriundos de cartórios e secretarias, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda.(art.20º).

Legislação Estadual, do Distrito Federal e municipal definirá os critérios de organização e vinculação dos arquivos estaduais e municipais, bem como a gestão e o acesso aos documentos, observado o disposto na Constituição Federal, e nesta Lei.(art.21º).

CAPÍTULO V DO ACESSO E DO SIGILO DOS DOCUMENTOS PÚBLICOS

[Os artigos de nº 22 a 24 foram revogados pela Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011]

DISPOSIÇÕES FINAIS

Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse público e social.

Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, órgão vinculado ao Arquivo Nacional, que definirá a política nacional de arquivos, como órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos - SINAR

§ 1º O Conselho Nacional de Arquivos será presidido pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional e integrado por representantes de instituições arquivísticas e acadêmicas, públicas e privadas.
§ 2º A estrutura e funcionamento do Conselho criado neste artigo serão estabelecidos em regulamento.

Esta Lei entra em vigor na data de sua publicação.(art.27º).
Revogam-se as disposições em contrário.(art.27º).

Brasília, em 08 de janeiro de 1991; 170º da Independência e 103º da República.
FERNANDO COLLOR
Jarbas Passarinho

[Diário Oficial da União, de 09 de janeiro de 1991, e pub. ret. em 28 de janeiro de 1991]

 

Conarq e política de arquivos.

O que é o Conarq?

O Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ é um órgão colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional do Ministério da Justiça e Segurança Pública, que tem por finalidade definir a política nacional de arquivos públicos e privados, como órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos, bem como exercer orientação normativa visando à gestão documental e à proteção especial aos documentos de arquivo.

A Constituição Federal de 1988 e particularmente a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados, delegaram ao Poder Público estas responsabilidades, consubstanciadas pelo Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002, que consolidou os decretos anteriores - nºs 1.173, de 29 de junho de 1994; 1.461, de 25 de abril de 1995, 2.182, de 20 de março de 1997 e 2.942, de 18 de janeiro de 1999.

De acordo com estes dispositivos legais, as ações visando à consolidação da política nacional de arquivos deverão ser emanadas do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ.

Desde sua criação, o CONARQ tem concentrado seus esforços no sentido de suprir o Brasil de um importante corpus de atos normativos que regulam matérias arquivísticas sobre diversos temas relativos à gestão, à preservação e ao acesso aos documentos públicos. O CONARQ é responsável pela edição de decretos regulamentadores da Lei n. 8.159, e de resoluções que tratam de temas diversos relativos à gestão de documentos convencionais e digitais, microfilmagem, digitalização, transferência e recolhimento de documentos de qualquer suporte, classificação, temporalidade e destinação de documentos, acesso aos documentos públicos, capacitação de recursos humanos, terceirização de serviços arquivísticos públicos, dentre outros.

O CONARQ promove e desenvolve ainda importantes ações técnico-científicas, como seminários, oficinas, workshops, cursos, por intermédio de suas Câmaras Técnicas e Setoriais, e Comissões Especiais, constituídas não só por especialistas da área arquivística como de outras áreas do conhecimento, tais como ciência da informação, biblioteconomia, tecnologia da informação, administração e direito.

O CONARQ, como uma das principais fontes de informação sobre arquivos, padrões e melhores práticas arquivísticas, vem produzindo e divulgando um amplo e significativo repertório de publicações técnicas, com o objetivo de disseminar conhecimento arquivístico. As publicações do CONARQ são consideradas referência para a prática arquivística em instituições públicas e privadas em território nacional e na América Latina.

Arqui... o quê?

Arquivologia! A ciência dos arquivos.

O ser humano tem a necessidade de deixar suas marcas e conhecimento, isso desde a pré história!

Isso evoluiu de tal forma que hoje temos o estudo de arquivo, a arquivologia. 

Mas... O que faz um arquivista?

O arquivista é o profissional responsável por identificar, organizar, avaliar, preservar e restaurar documentos, tais como textos, imagens ou dados, registrados em papel, na forma de fotografia, filme, microfilme, mídia digital, banco de dados online, ou, ainda, objetos, revistas ou um diário, por exemplo. Ele organiza e torna disponíveis as informações que são geradas e acumuladas em empresas, órgãos do governo, escolas, associações, grupos artísticos, instituições de saúde e ONGs com o objetivo de preservar sua história e memória. O profissional precisa ter sólida formação cultural para saber avaliar a relevância dos documentos e objetos que manipula e bom preparo para trabalhar com produção documental de diferentes épocas históricas. É fundamental que o arquivista tenha, também, bom senso de organização, olhar crítico e flexibilidade. No geral, atua em equipes multiprofissionais ou interage com outros profissionais, como administradores e analistas de sistemas.